BAB 1 Apa itu proyek?

 Apa itu proyek? 

Banyak orang mendapati diri mereka mengerjakan proyek dari waktu ke waktu, dan Anda mungkin diundang untuk memimpin atau mengelola proyek. Kadang-kadang orang diminta untuk bergabung dengan tim proyek sebagai bagian dari beban kerja mereka, dan kadang-kadang mereka diperbantukan untuk mengerjakan proyek secara eksklusif untuk jangka waktu yang ditentukan. Beberapa orang ditunjuk untuk pekerjaan jangka tetap yang sepenuhnya berkaitan dengan pekerjaan pada satu proyek tertentu. 

Jadi, apakah proyek itu? Kami menggunakan kata 'proyek' untuk menggambarkan sesuatu yang bukan bagian dari pekerjaan sehari-hari biasa. Ini juga menunjukkan sesuatu yang memiliki tujuan dan karakter yang berbeda. Dalam bab ini kami mempertimbangkan bagaimana membedakan proyek dari pekerjaan lain dan beberapa karakteristik khusus proyek dalam pengaturan SDM, pelatihan dan pengembangan. Kami juga menguraikan beberapa faktor yang berkontribusi pada penyelesaian proyek yang berhasil. 


PROYEK DAN PERUBAHAN 

Proyek di tempat kerja dapat terdiri dari berbagai jenis. Beberapa mungkin bersifat jangka pendek, misalnya, menyelenggarakan acara khusus, melakukan pembelian besar-besaran, atau memindahkan kantor. Atau mereka mungkin lebih besar, lebih lama dan melibatkan lebih banyak orang - misalnya, proyek yang melibatkan pengembangan layanan baru atau fungsi baru atau pemindahan area layanan ke lokasi baru. Proyek mungkin diharapkan untuk memberikan 8 proyek Mengelola dalamsumber daya manusia peningkatanuntuk layanan, misalnya program dan kursus, atau produk, misalnya materi pelatihan atau CD ROM. Ini mungkin diharapkan untuk memberikan manfaat finansial bagi organisasi dalam beberapa cara. Di sektor publik, proyek biasanya diharapkan membawa hasil sosial, ekonomi dan politik. 

Proyek berkontribusi pada manajemen perubahan. Namun, manajemen perubahan biasanya mengacu pada perubahan organisasi yang substansial yang mungkin mencakup berbagai jenis perubahan di banyak bidang pekerjaan yang berbeda, sementara manajemen proyek biasanya mengacu pada satu aspek khusus dari perubahan tersebut. Oleh karena itu, proyek seringkali merupakan elemen yang berbeda dalam perubahan organisasi yang lebih luas. 


Contoh 1.1 

Sebuah proyek sebagai bagian dari manajemen perubahan 

Sebuah rumah sakit besar bergabung dengan organisasi perawatan kesehatan komunitas yang lebih kecil yang menawarkan berbagai layanan dalam operasi lokal, dan melalui kunjungan rumah ke pasien. Pengembangan organisasi gabungan yang baru merupakan proses yang panjang dan kompleks, tetapi ada sejumlah proyek yang diidentifikasi yang berkontribusi untuk mencapai perubahan. Ini termasuk: 

pengembangan kebijakan personalia baru; 

relokasi kantor direktorat; 

pembuangan kelebihan perkebunan; 

pengembangan dan implementasi sistem keuangan untuk organisasi baru; 

pengembangan dan implementasi sistem informasi manajemen yang baru. 

Banyak perubahan lain yang kurang terdefinisi dengan baik: misalnya, pembentukan tim di antara tim baru direktur, manajer, pemimpin klinis dan profesional, serta tim fungsional. Ini tidak dapat dikelola sebagai proyek tetapi menjadi bagian dari pendekatan manajemen perubahan yang lebih luas.


FITUR-FITUR PROYEK 

Kami biasanya menggunakan istilah 'proyek' dengan cara yang cukup tepat meskipun istilah tersebut dapat mencakup berbagai jenis aktivitas. Ini bisa merujuk pada proyek pribadi singkat, misalnya, merencanakan dan mengadakan perayaan khusus. Ini juga bisa mengacu pada konstruksi besar, misalnya, proyek untuk membangun sekolah baru. Semua proyek berbeda tetapi mereka memiliki fitur tertentu yang sama. Sebuah proyek: 

memiliki tujuan yang jelas yang dapat dicapai dalam waktu terbatas; ࿖ memiliki tujuan yang jelas ketika hasil telah dicapai; 

memiliki sumber daya untuk mencapai hasil tertentu; 

memiliki seseorang yang bertindak sebagai sponsor atau komisaris yang mengharapkan hasil yang akan dikirimkan tepat waktu; 

adalah aktivitas satu kali dan biasanya tidak akan diulangi. 

Seperti dalam aktivitas apa pun dalam suatu organisasi, ada kendala yang membatasi proses dengan berbagai cara. Misalnya, kebijakan dan prosedur mungkin membatasi cara melakukan sesuatu. Hasil yang diperlukan dapat didefinisikan dengan sangat tepat, dan tindakan dapat dilakukan untuk memastikan bahwa hasil sesuai dengan persyaratan yang ditentukan. Setelah proyek ditentukan, dimungkinkan untuk memperkirakan sumber daya yang akan dibutuhkan untuk mencapai hasil yang diinginkan dalam waktu yang diinginkan. Sebuah proyek biasanya diharapkan mencapai hasil yang hanya akan dibutuhkan sekali, sehingga proyek biasanya tidak diulangi. Bahkan jika proyek percontohan disiapkan untuk mencoba sebuah gagasan, hasil dari percontohan harus mencapai apa yang diperlukan tanpa perlu melakukan proyek percontohan lain (kecuali jika ide-ide yang berbeda kemudian dieksplorasi). Bekerja dalam sebuah proyek tidak seperti proses pekerjaan sehari-hari yang sedang berlangsung kecuali semua pekerjaan Anda difokuskan melalui pengerjaan proyek. 


JEDA UNTUK PIKIRAN 

Manakah dari aktivitas berikut yang Anda anggap sebagai proyek? Ya Tidak 

(a) Mengembangkan prosedur induksi baru yang terdokumentasi 

(b) Menetapkan protokol yang disepakati bersama untuk meninjau kualitas yang diberikan oleh layanan pembersihan baru 

(c) Menyimpan catatan klien untuk layanan pengiriman rumah 

(d) Mengelola rotasi staf

(e) Mentransfer catatan klien dari file kartu ke sistem komputer baru 

10 Mengelola proyek dalam sumber daya manusia

(f) Menyiapkan sistem informasi manajemen Ya Tidak 

Kami akan mengatakan bahwa (a), ( b) dan (e) termasuk dalam definisi kami tentang sebuah proyek, sedangkan (c) dan (d) adalah kegiatan rutin dan oleh karena itu bukan proyek. Dalam kasus (f), penting untuk membedakan antara pengembangan sistem informasi manajemen (yang mungkin mendapat manfaat dari pendekatan manajemen proyek) dan proses selanjutnya untuk memastikan bahwa data yang sesuai dimasukkan ke dalam sistem dan digunakan untuk manajemen, yang mana adalah bagian dari aktivitas rutin normal. 

Mengelola atau memimpin proyek berbeda dari mengambil peran seperti itu dalam pekerjaan sehari-hari hanya karena sifat proyek yang terbatas. Ada batasan lamanya waktu siapa pun dalam tim proyek akan memegang peran itu. Ada batasan untuk jenis pekerjaan yang diharapkan seseorang dapat berkontribusi pada proyek. Beberapa anggota tim proyek dapat dipilih untuk membawa keahlian yang sesuai dan yang lainnya akan dipilih karena alasan lain. Misalnya, seorang administrator berpengalaman yang pekerjaannya sehari-hari dengan induksi staf dan proses kinerja mungkin diminta untuk memimpin tim proyek bukan karena keahliannya dalam administrasi tetapi karena orang tersebut telah menunjukkan kepemimpinan di bidang kerjanya. 


AIMS 

Sering dikatakan bahwa tujuan menggambarkan tujuan akhir, tujuan proyek, sedangkan tujuan menggambarkan langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan itu. Jika Anda bertanya, 'Apa tujuan proyek ini?' ini akan membantu mengidentifikasi tujuan keseluruhan. Tujuan juga bisa digambarkan sebagai visi. Dalam beberapa hal, menggunakan kata 'visi' sangat membantu karena menyiratkan memiliki gambaran kesuksesan. Tujuan dapat mencakup nilai-nilai di samping tujuan, yang berguna karena dapat menggambarkan hasil dalam hal bagaimana itu harus dicapai. Ini juga dapat mengidentifikasi aspek penting dari hasil yang berhubungan dengan nilai-nilai organisasi. Tujuan dapat mengungkapkan visi dan menggambarkan tujuan, tetapi tujuan yang jelas memberikan detail yang menggambarkan bagaimana tujuan akan dicapai. 

 

MENETAPKAN TUJUAN YANG JELAS 

Sangat penting untuk menetapkan tujuan yang jelas karena ini menjelaskan dengan tepat apa yang ingin Anda capai dan akan memberikan satu-satunya cara untuk mengetahui apakah Anda telah berhasil atau tidak. Seringkali mudah untuk menyetujui tujuan luas proyek, tetapi ini perlu diterjemahkan ke dalam tujuan jika mereka akan digunakan untuk merencanakan proyek dan untuk memandu penilaian apakah tujuan tersebut telah mencapai apa yang dimaksudkan. 

Tujuan menjadi jelas ketika mereka menentukan apa yang ingin dicapai, katakan kapan itu harus diselesaikan dan jelaskan bagaimana setiap orang akan tahu bahwa tujuan telah tercapai. Banyak orang menggunakan kata SMART untuk mengingatkan diri mereka sendiri tentang area yang perlu dipertimbangkan saat menetapkan tujuan yang jelas: 

Spesifik - didefinisikan dengan jelas dengan kriteria penyelesaian. 

Terukur - Anda akan tahu kapan hal itu telah dicapai. 

Dapat dicapai - dalam lingkungan saat ini dan dengan keterampilan yang tersedia. 

Realistis - tidak berusaha mencapai hal yang mustahil. 

Terikat waktu - dibatasi oleh tanggal penyelesaian. 

Jika Anda menulis tujuan yang mencakup semua aspek ini, Anda akan menjelaskan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut. Hal ini membuat tujuan menjadi alat yang sangat berguna dalam proses perencanaan. Namun, karena perencanaan sering kali harus direvisi ketika peristiwa terjadi, Anda juga akan menemukan bahwa Anda harus meninjau kembali tujuan, dan mungkin merevisinya saat Anda maju melalui proyek. Inilah saatnya tujuan bisa sangat membantu dalam mengingatkan semua orang tentang maksud dan tujuan. 

Contoh 1.2 

Tujuan yang jelas Sasaran proyek SDM dapat dinyatakan sebagai: 

Untuk menginformasikan staf tentang prosedur baru untuk melaporkan dan mencatat cuti sakit. 

Tujuan ini memenuhi beberapa kriteria dari tujuan SMART tetapi tidak yang lain. Ini cukup spesifik, menyatakan bahwa tujuannya adalah untuk memberi tahu staf tentang prosedur baru. Namun, tidak memberikan informasi apa pun tentang bagaimana ini akan dilakukan atau kapan, atau bagaimana keberhasilan Mengelola proyek dalam sumber daya manusia

dapat diukur. Kualitas, skala waktu dan biaya tidak disebutkan di sini. Bagaimana kita tahu jika tujuan telah berhasil diselesaikan sepenuhnya? Masalah kualitas apa yang ada? Kita mungkin tahu kapan informasi telah diberikan kepada staf, tetapi kita tidak akan tahu seberapa sukses proyek itu kecuali kita tahu lebih banyak tentang apakah itu dicapai sesuai anggaran dan apakah selesai tepat waktu. Sasaran yang lebih SMART dapat ditulis sebagai: 

Untuk menghasilkan 500 selebaran yang menarik dan mudah dibaca yang menetapkan prosedur baru untuk melaporkan dan mencatat cuti sakit dengan anggaran £ 250 dan memastikan bahwa itu didistribusikan kepada semua staf sebelum 30 September. 

Sekarang jelas bahwa kesuksesan dapat diukur dengan kualitas selebaran, diproduksi sesuai anggaran dan didistribusikan dalam skala waktu. Agar proyek berhasil, tujuan lebih lanjut diperlukan untuk memastikan bahwa staf menggunakan prosedur baru. 

Biasanya akan ada sejumlah tujuan yang harus diselesaikan untuk mencapai tujuan sebuah proyek. Tujuan ini dapat dikelompokkan ke dalam kelompok yang mengarah pada penyelesaian bagian-bagian proyek yang berbeda. Tujuan penting dalam dua cara dalam sebuah proyek: mereka mengidentifikasi dengan tepat apa yang harus dilakukan, dan memungkinkan Anda untuk menentukan apakah setiap tujuan telah tercapai atau tidak. 

Tujuan yang Anda tetapkan di tahap awal proyek memberikan kerangka kerja untuk evaluasi akhir. Mereka juga memberikan informasi yang akan membantu Anda memantau kemajuan proyek sehingga dapat dikontrol dan dikelola.


Admin Bloger

Semua ada ditangan kita.. jangan takut dengan perubahan

إرسال تعليق (0)
أحدث أقدم