BAB 15 MENGEVALUASI PROYEK

BAB 15

MENGEVALUASI PROYEK


Evaluasi melibatkan membuat penilaian tentang nilai. Evaluasi biasanya dilakukan pada akhir proyek,  tetapi  evaluasi dapat dilakukan selama proyek jika  kebutuhan dirasakan untuk sesuatu yang lebih substansial daripada tinjauan.  Terkadang  evaluasi  dilakukan cukup lama setelah proyek selesai untuk melihat apakah tujuan jangka panjang tercapai secara efektif.

Agar efektif, evaluasi perlu difokuskan sedemikian rupa sehingga jelas apa yang harus dinilai dan apa yang perlu dipertimbangkan.


JEDA UNTUK BERPIKIR

Buat catatan tentang apa yang mungkin Anda evaluasi di akhir proyek.

Anda mungkin ingin melakukan evaluasi kinerja secara keseluruhan untuk mempertimbangkan keekonomisan dan efisiensi kinerja melalui mana hasil dicapai atau tidak bertentangan dengan proses perencanaan. Mungkin juga ada evaluasi masukan ke dalam proyek,  untuk meninjau  apakah sumber  daya memadai  dalam kualitas dan kuantitas untuk pekerjaan itu.

Anda biasanya akan mengevaluasi hasil untuk mengidentifikasi sejauh mana semua hasil yang diinginkan tercapai. Hasil mungkin cakupannya lebih luas daripada tujuan jika tujuan proyek adalah untuk melaksanakan perubahan melalui  pencapaian sekelompok tujuan. Ini mungkin meninjau keefektifan hasil secara keseluruhan dan mungkin juga berusaha untuk mengidentifikasi hasil yang tidak diinginkan. Tentu  saja, evaluasi mungkin direncanakan untuk mempertimbangkan beberapa faktor ini sekaligus.

Sangat penting untuk menentukan tujuan evaluasi sebelum menyiapkan proses.  Evaluasi sering  diadakan untuk melaporkan  nilai hasil yang dicapai dalam kaitannya dengan  nilai  investasi  sumber  daya untuk mencapai  hasil  tersebut.  Dalam  hal  nilai,  pendapat  sering  kali berbeda-beda, dan salah satu pertanyaan kunci yang harus diajukan pada tahap awal adalah siapa yang harus melakukan evaluasi dan pendapat siapa yang harus dipertimbangkan. Evaluasi harus dilaporkan dalam beberapa    cara,    dan   sering   kali   membuat    rekomendasi   untuk proyek-proyek  yang  akan  datang serta  melaporkan   yang  sedang dievaluasi. Dalam pengertian ini, seringkali banyak pembelajaran yang dapat ditangkap dengan melakukan  evaluasi  sehingga proyek-proyek yang  akan  datang  dapat  memperoleh  manfaat dari  pengalaman sebelumnya.


EVALUASI SELAMA PROYEK

Pada tahap awal sebuah proyek besar mungkin tepat untuk melakukan evaluasi  untuk memastikan bahwa input yang direncanakan memiliki kualitas dan kuantitas yang cukup tinggi untuk memungkinkan tujuan tercapai.  Ini   bisa  menjadi  sangat penting   jika  persaingan  untuk mendapatkan  kontrak berharga  akan menjadi  signifikan.  Jika  calon kontraktor  sangat ingin memenangkan kontrak, mereka dapat mencoba melakukannya  dengan menawarkan harga terendah  atau tanggal penyelesaian tercepat. Ini mungkin menarik bagi mereka yang bertanggung jawab untuk membuat pilihan, tetapi jika kontraktor terbukti tidak dapat memenuhi  apa yang dijanjikan, proyek  akan menderita. Evaluasi tender  tersebut  harus mampu mengantisipasi  anggaran  dan waktu yang diperlukan  untuk suatu pekerjaan  tertentu  agar dapat mengevaluasi penawaran tender yang efektif - yang termurah belum tentu yang terbaik, juga bukan yang tampaknya  menjanjikan sesuatu  yang mustahil. penyelesaian cepat. 

Mungkin juga ada evaluasi untuk menentukan apakah proyek berjalan ke  arah yang benar,  terutama  jika  perubahan  kondisi  lingkungan menunjukkan perlunya perubahan arah strategis organisasi. Dalam kasus tersebut, mungkin perlu untuk menyelaraskan kembali proyek sehingga hasilnya berkontribusi ke arah yang baru. Dalam beberapa kasus, proyek mungkin perlu dibatalkan jika tidak lagi sesuai.

Memasukkan evaluasi awal sebagai bagian dari rencana proyek (evaluasi formatif) dapat sangat meningkatkan hasil. Namun, salah satu karakteristik terpenting  dari  sebuah  proyek  adalah sifatnya yang terbatas.  Jika perubahan diantisipasi selama  umur proyek, akan ada implikasi untuk semua aspek manajemen proyek. Jika evaluasi formatif akan dimasukkan, itu  harus  menjadi  bagian integral  dari  desain  proyek.  Ini  dapat memfasilitasi proses perubahan yang lebih organik, dengan pengujian dan pemurnian yang dibangun saat proyek berlangsung.  Namun,  ini juga dapat meningkatkan  kompleksitas  proyek  karena  kebutuhan  untuk menyinkronkan  serangkaian  tenggat  waktu tambahan  yang berkaitan dengan pelaksanaan evaluasi. Ini juga akan menambahkan item baru ke log risiko,  terutama  risiko penundaan.  Evaluasi formatif yang menghasilkan keputusan untuk membuat perubahan yang lebih signifikan pada proyek  dapat meningkatkan  skala waktu atau anggaran,  atau menyajikan persyaratan untuk memenuhi ukuran kualitas tambahan.


EVALUASI DI AKHIR PROYEK

Ada banyak jenis evaluasi  yang mungkin dilakukan di akhir proyek. Evaluasi yang paling umum adalah untuk menentukan sejauh mana hasil proyek  telah  dicapai.  Ini sering  dilakukan dalam pertemuan sponsor, pemangku  kepentingan  utama dan pemimpin  tim proyek, terkadang diinformasikan  oleh laporan dari perspektif utama. Evaluasi seperti ini mungkin merupakan tahap akhir dalam penyelesaian proyek, dan tujuan utamanya  biasanya  untuk memastikan  bahwa proyek telah  memenuhi semua  harapan yang dikontrakkan dan dapat 'ditandatangani'  setelah selesai.  Jenis  evaluasi  yang berbeda  dapat diadakan untuk meninjau proses,  dengan  tujuan  belajar dari pengalaman. Ini sering dilakukan dengan membandingkan rencana proyek dengan apa yang sebenarnya terjadi untuk mengidentifikasi semua variasi yang terjadi, baik dari segi proses maupun hasil. Tujuan dari pendekatan ini adalah untuk menarik pelajaran utama tentang bagaimana menghindari variasi seperti itu dalam proyek-proyek  masa depan dan bagaimana  merencanakan lebih efektif untuk kontinjensi.

Evaluasi berdasarkan  informasi yang diperoleh melalui pemantauan 

dapat dilakukan di akhir proyek sebagaiakhir evaluasi sumatif. Ini adalah proses untuk mengidentifikasi:

apakah tujuan proyek telah tercapai;

aspek proyek mana yang berjalan dengan baik;

aspek mana yang berjalan kurang baik;

apa yang akan Anda lakukan secara berbeda lain kali.

Tujuan dari jenis evaluasi ini adalah untuk memahami alasan keberhasilan atau kegagalan dan dengan demikian  belajar dari pengalaman untuk meningkatkan kinerja di masa depan. Pada akhir proyek, dimungkinkan untuk mengevaluasi  sejauh  mana setiap  tahap proyek berjalan  sesuai rencana dan untuk mengeksplorasi implikasi dari setiap penyimpangan dari  rencana   awal.  Implikasinya  mungkin mengungkapkan  bahwa perencanaan bisa jadi lebih rinci atau akurat, bahwa ada hambatan yang belum diprediksi, perkiraan yang tidak akurat atau bahwa aspek lain dari hubungan antara rencana dan tindakan bisa diatur secara lebih efektif. Evaluasi dari tahapan-tahapan terpisah dari sebuah proyek juga cenderung menghasilkan  informasi yang dapat digunakan untuk meningkatkan manajemen proyek di masa depan.

Jenis  evaluasi  lain yang dapat bermanfaat  dilakukan setelah suatu proyek adalah pertimbangan yang lebih luas tentang sejauh mana proyek berhasil  mencapai  tujuannya  sebagai kontribusi bagi kemajuan layanan atau organisasi. Jenis evaluasi ini mungkin cukup luas untuk memasukkan semua proyek baru-baru ini yang diadakan dalam suatu wilayah kerja, untuk menyelidiki apakah kontribusi yang diberikan oleh masing-masing memiliki nilai yang baik. Mungkin juga mempertimbangkan apakah nilai dapat ditingkatkan dengan  mengelolanya  dengan  cara yang berbeda, mungkin dengan menghubungkannya sebagai bagian dari proyek yang lebih besar atau dengan membaginya menjadi proyek yang lebih kecil. Meskipun akan terlambat untuk mengubah apa yang telah terjadi, banyak hal yang dapat dipelajari yang dapat menginformasikan bagaimana proyek di masa depan didefinisikan  dan dikelola. Misalnya, mungkin ditemukan bahwa lebih banyak bantuan diperlukan untuk memungkinkan manajer proyek memperkirakan biaya dan waktu dan bahwa sumber daya lain dari organisasi (mungkin keuangan, personel atau kesehatan dan keselamatan) dapat membantu.  Jika  sering  ada proyek yang melibatkan  staf dalam memimpin  proyek pengelolaan manusia, mungkin tepat untuk mengembangkan pelatihan khusus untuk meningkatkan cara pengelolaan proyek.  Pelajaran  yang didapat dari evaluasi  dapat digunakan untuk menginformasikan perencanaan strategis tingkat yang lebih tinggi serta untuk meningkatkan manajemen proyek.


MERANCANG EVALUASI FORMAL

Review dan evaluasi informal seringkali sudah cukup, tetapi akan ada saatnya evaluasi  formal diperlukan.  Evaluasi formal dapat memakan waktu dan mahal karena banyaknya orang yang terlibat, dan oleh karena itu harus dirancang dan direncanakan dengan hati-hati.

Ada sejumlah keputusan yang harus dibuat dalam mendesain evaluasi. Pertanyaan-pertanyaan berikut akan membantu Anda untuk mulai merencanakan: 

Untuk apa evaluasi itu? 

Siapa yang menginginkan evaluasi? 

Apa yang akan dievaluasi?

Informasi apa yang akan dibutuhkan?

Bagaimana dan dari sumber apa informasi akan dikumpulkan?

Bagaimana kriteria evaluasi ditetapkan dan oleh siapa?

Siapa yang akan melakukan evaluasi?

Siapa yang akan mengatur prosesnya?

Bagaimana temuan akan disajikan?

Apa gunanya temuan ini?

Semua pertanyaan ini terkait dengan tujuan keseluruhan dalam memutuskan untuk mengadakan evaluasi, dan jika masing-masing dianggap sebagai bagian dari proses desain, jawaban akan memungkinkan proses untuk direncanakan.


MERENCANAKAN EVALUASI

Tujuan dari evaluasi harus dipertimbangkan untuk mengidentifikasi tujuan dan sasaran yang jelas dari proses tersebut. Akan sangat membantu untuk 

memutuskan di mana letak batasan evaluasi. Seberapa banyak atau sedikit yang dievaluasi? Melakukan evaluasi bisa jadi mahal dan memakan waktu. Ada  biaya yang dikeluarkan  untuk  mengumpulkan  informasi dan menyiapkan dokumentasi serta mengadakan pertemuan yang diperlukan. Anda mungkin menghemat  biaya dengan  mempertimbangkan sejauh mana informasi yang sudah ada dapat digunakan.

Tujuan  evaluasi  menentukan,  sampai batas tertentu,  audiens  untuk penyampaian hasil. Evaluasi hasil mungkin untuk sponsor proyek tetapi evaluasi kinerja  mungkin dilakukan untuk penyedia layanan di tengah proyek. Sifat khalayak juga dapat menentukan bagaimana hasil evaluasi dilaporkan dan digunakan.

Salah satu keputusan kunci dalam tahap perencanaan adalah siapa yang harus melakukan  evaluasi.  Jika,  misalnya, evaluasi  adalah hasil dari proyek  besar  yang dibiayai oleh  pendanaan publik,  biasanya penilai eksternal dan independen akan melaksanakannya sehingga hasilnya dapat dipercaya oleh masyarakat umum. Evaluasi formal dari proyek kolaboratif dapat dilakukan oleh sekelompok pemangku kepentingan utama, masing-masing dapat melaporkan kembali ke kelompok mereka sendiri atau organisasi. Penilai eksternal mungkin mahal, tetapi evaluasi internal akan menggunakan waktu dan energi yang mungkin lebih baik dikhususkan untuk melaksanakan proyek. Penting  bahwa mereka yang melakukan evaluasi  harus mampu memahami  konteks dan isu-isu  yang diangkat dalam proyek, tetapi juga penting untuk mencoba menemukan orang yang dapat terbuka dan objektif. Ini mungkin berarti mencari evaluator yang tidak memiliki  peran langsung dalam proses atau hasil proyek,  tetapi mengetahui dan memahami organisasi Anda dengan baik.

Dalam beberapa proyek, pilihan mereka yang harus terlibat dibatasi oleh kebutuhan akan kerahasiaan. Meskipun  sangat penting untuk membawa perspektif yang luas ke dalam evaluasi, biasanya informasi rahasia tidak pantas untuk dibagikan di luar kelompok kecil  yang biasanya perlu mengaksesnya. Penting untuk melibatkan pemangku kepentingan utama dalam evaluasi, tetapi semua data rahasia harus dikelola dengan sangat hati-hati.  Mungkin  ada sejumlah peran  yang perlu dipertimbangkan, termasuk  apakah orang-orang  tertentu  harus dilibatkan dalam mempertimbangkan pertanyaan atau hanya dalam memberikan bukti.

Evaluasi melibatkan membuat penilaian tentang nilai proyek. Penilaian nilai bersifat relatif dan subyektif, dan akan sangat membantu jika memiliki beberapa  standar eksplisit  yang dapat digunakan untuk membuat penilaian. Dalam banyak proyek, sulit untuk membuat  perbandingan dengan sesuatu yang serupa. Ketika ada standar kualitas untuk salah satu hasil, ini memberikan kerangka kerja yang dapat digunakan, mungkin di 

samping target untuk skala waktu dan penggunaan sumber daya dalam mencapai  tingkat kualitas yang diperlukan.  Sumber  lain  dari  data pembanding  dapat ditemukan  dalam tolok ukur jika tersedia untuk aktivitas serupa. Tolok ukur telah ditetapkan untuk banyak proses dan tersedia dari industri, sektor, dan badan profesional.

Beberapa pertanyaan kunci yang perlu dipertimbangkan dalam melakukan evaluasi perencanaan dan pelaksanaan proyek adalah:

Apakah semua tujuan tercapai?

Apa yang berjalan dengan baik dan mengapa?

Apa yang menghambat kemajuan?

Apa yang membantu tentang rencana proyek?

Apa yang tidak membantu tentang rencana proyek atau menghambat pekerjaan?

Apakah kita secara akurat memprediksi risiko utama dan apakah rencana kontinjensi berhasil?

Apakah kualitas dipertahankan pada tingkat yang sesuai?

Apakah anggaran dikelola dengan baik dan apakah kami menyelesaikan proyek sesuai anggaran?

Apakah waktunya dikelola dengan baik dan apakah kami menyelesaikan proyek dalam skala waktu?

Apakah ada orang di luar tim proyek yang berkontribusi untuk mencapai proyek?

Apakah ada orang atau departemen lain yang menghalangi kegiatan proyek?


Untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan ini, Anda memerlukan informasi dari berbagai sumber. Jika Anda berencana untuk melaksanakan jenis evaluasi ini,  ada gunanya membuat rencana untuk memastikan bahwa Anda mengumpulkan  data yang sesuai saat tersedia, daripada mengharapkan untuk menemukan bahwa semua masih tersedia di akhir proyek. Secara khusus, komentar dan keputusan yang dibuat dalam rapat tinjauan  dan rapat yang diadakan untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi biasanya perlu dicatat.


Contoh 15.1 

Mengumpulkan informasi untuk evaluasi

Kelompok   pengarah  dari  program pengembangan   staf  jasa keuangan memutuskan untuk merencanakan evaluasi pada tahap awal proyek sehingga informasi dapat dikumpulkan selama proses berlangsung. Mereka mempertimbangkan bagaimana mengumpulkan data tentang kinerja proyek di masing-masing dari tiga dimensi waktu, biaya dan kualitas. Ini mencakup:

data tentang jadwal yang direncanakan untuk kegiatan dan waktu penyelesaian peristiwa aktual;

data tentang anggaran, dari perkiraan dan prakiraan awal dan dari catatan kinerja keuangan;

data tentang kualitas akomodasi, peralatan, dan materi pelatihan yang digunakan;

data tentang presentasi dan konten program;  data tentang dampak pelatihan terhadap kinerja peserta.

Mereka menyadari bahwa mungkin ada banyak persepsi berbeda tentang   apa  yang  disampaikan dan  bagaimana cara memperbaikinya. Untuk  mempertimbangkan  pandangan yang berbeda,  mereka  berencana  untuk  mengumpulkan  data dari penyedia program, dari peserta dan dari manajer lini peserta. Data juga akan dikumpulkan dari manajer senior lainnya, staf dari departemen SDM dan beberapa klien akun utama para peserta. Mereka juga berencana untuk menilai apakah proyek telah mencapai tujuan jangka panjangnya enam bulan setelah selesainya program pelatihan.

Ada sejumlah metode yang dapat digunakan untuk mengumpulkan dan menganalisis  data.  Beberapa pengumpulan  data biasanya dilakukan sebagai  bagian dari kegiatan  proyek  dan dapat berkontribusi  untuk evaluasi. Misalnya, catatan yang disimpan untuk tujuan pemantauan dapat digunakan untuk  membuat  perbandingan  antar kegiatan.  Rekaman pertemuan dan acara formal lainnya juga dapat memberikan data yang berguna terkait dengan urutan keputusan yang dibuat dan masalah yang dibahas.

Data  lain  mungkin  dikumpulkan  hanya untuk  tujuan  evaluasi. Misalnya,  wawancara atau kuesioner  dapat digunakan untuk mengumpulkan sejumlah pandangan yang berbeda, atau kelompok fokus 

dapat digunakan untuk mengeksplorasi  masalah dengan  sekelompok orang bersama-sama.  Pengamatan  atau permainan  peran  mungkin berguna  jika data dibutuhkan tentang  bagaimana kegiatan dilakukan. Keseimbangan  antara data kualitatif dan kuantitatif penting  karena masing-masing  dapat melengkapi  satu sama lain,  dan sulit  untuk mencapai  gambaran keseluruhan  jika  hanya satu jenis  data yang digunakan.

Saat Anda merencanakan pengumpulan data untuk evaluasi, biasanya mencoba mendapatkan  berbagai  jenis  data.  Jika  hanya data kuantitatif yang tersedia, Anda hanya akan memiliki informasi tentang hal-hal yang dapat dihitung. Meskipun ini sering kali sangat penting, Anda tidak akan memiliki informasi tentang kualitas. Anda ingin mengetahui bahwa proyek tersebut telah mencapai standar kualitas formal dan ekspektasi lain yang diidentifikasi dalam tujuan. Pendapat dari mereka yang menjadi pelanggan proyek sangat penting jika Anda mengevaluasi hasil. Pandangan tim yang telah  berkontribusi  pada proyek  penting  dalam mengevaluasi proses tersebut.

Metode yang Anda pilih untuk mengumpulkan informasi akan dipengaruhi oleh ketersediaan sumber daya. Namun, hal penting untuk memperhitungkan adalah:

biaya memperoleh informasi sehubungan dengan kontribusinya terhadap evaluasi; jumlah sumber dari mana informasi harus diperoleh jika sudut pandang suffi sien harus diwakili untuk memastikan bahwa hasil yang kredibel;

waktu yang diperlukan untuk mendapatkan dan menganalisis informasi;   keandalan informasi yang diperoleh;

dari politik aspekproses  - misalnya, beberapa cara mengumpulkan informasi dapat membantu membangun dukungan untuk evaluasi.

Kontak langsung dengan mereka yang terlibat dalam proyek mungkin satu-satunya cara di mana informasi yang cukup dapat diperoleh untuk melakukan evaluasi nilai.


MENGANALISIS DAN MELAPORKAN HASIL

Saat merencanakan  data apa yang akan digunakan dalam evaluasi, ada 

baiknya untuk mempertimbangkan  bagaimana data akan dianalisis. Biasanya ada sejumlah besar data, dan mungkin dalam beberapa bentuk berbeda.  Jika  Anda  telah  menetapkan  tujuan  yang jelas,  sebaiknya dimungkinkan untuk mengidentifikasi data yang relevan dalam mempertimbangkan setiap masalah. Biasanya untuk mempertimbangkan:

kuantitas, misalnya berapa banyak yang telah dicapai dengan biaya berapa;  kualitas: apakah sesuai dan tidak terlalu tinggi atau rendah;  bukti apa yang mendukung klaim atas kuantitas dan kualitas;

- bagaimana hasil proyek dibandingkan dengan cara-cara alternatif di mana hasil yang serupa dapat dicapai;

apakah ada sesuatu yang dapat dipelajari dari pola dalam bukti yang dapat menginformasikan proyek di masa mendatang.

Menganalisis data dari wawancara dan observasi bisa sangat memakan waktu, tetapi pendekatan ini sering kali mengumpulkan data yang sangat relevan. Ada kemungkinan bahwa beberapa laporan evaluasi yang berbeda dapat disiapkan sebagai bagian dari penyelesaian suatu proyek. Jika sebuah proyek dilakukan sebagai kontrak, mungkin ada laporan evaluasi yang dibagikan dengan klien atau sponsor. Mungkin ada jenis laporan yang berbeda jika evaluasi dilakukan untuk menginformasikan organisasi tim proyek tentang apa yang dapat dipelajari dari pengalaman proyek khusus ini. Bahkan mungkin ada jenis laporan evaluasi yang berbeda untuk pemangku kepentingan yang berbeda. Misalnya, beberapa badan pendanaan memerlukan laporan yang menunjukkan bagaimana pendanaan mereka berkontribusi pada keberhasilan proyek, dan mereka mungkin memerlukan laporan yang hanya berkaitan dengan satu aspek proyek. Biasanya tanggung jawab manajer proyek untuk mengidentifikasi jumlah dan jenis laporan yang diperlukan, dan untuk memastikan bahwa mereka disiapkan dan disajikan dengan tepat.


TINDAK LANJUT LAPORAN

Laporan evaluasi  akan sering  berisi  rekomendasi yang menyarankan tindakan lebih lanjut.  Rekomendasi ini perlu didiskusikan oleh mereka yang membuat  rencana  strategis, dan tindakan lebih lanjut dipertimbangkan. Banyak proyek menelurkan proyek lain, terutama jika mereka berhasil dan hasilnya diterima dengan baik. Mungkin ada peluang untuk mengembangkan hubungan dengan sponsor atau klien, dan untuk melaksanakan proyek serupa lebih lanjut. Mungkin ada rekomendasi yang berhubungan  dengan  proses  dan prosedur  dalam organisasi. Sebuah proyek  sering kali mengidentifikasi  bidang-bidang yang perlu diubah dalam organisasi jika mereka ingin dapat beroperasi secara fleksibel untuk menanggapi perubahan eksternal dan meningkatnya permintaan untuk pendekatan kerja proyek.

Selain memberikan kesempatan untuk pembelajaran individu, evaluasi dan pembekalan proyek dapat menjadi pengalaman belajar bagi organisasi. Pembelajaran ini bisa hilang jika waktu yang diberikan tidak mencukupi untuk memikirkan  proses secara menyeluruh di akhir proyek. Sorotan mungkin melekat di benak Anda tetapi detailnya akan hilang kecuali jika didokumentasikan.  Dalam sebuah  organisasi besar  dan ketika proyek merepresentasikan investasi yang sangat signifikan, pelajaran yang didapat dari proyek dapat membawa perubahan  pada kebijakan  dan prosedur organisasi.


Admin Bloger

Semua ada ditangan kita.. jangan takut dengan perubahan

إرسال تعليق (0)
أحدث أقدم